¿Cuál es la intervención del derecho, en el departamento de recursos humanos?

La intervención del derecho en el departamento de recursos humanos inicia desde el momento de la entrevista, ya que los datos proporcionados por el aspirante en su hoja de vida o curriculum vitae deben ser ciertos y verificables, por cuanto de no serlo, este (el aspirante) estaría incurriendo los delitos de falsedad en documento privado y en falsedad ideológica en documento privado

La falsedad en documento privado, se encuentra conceptuado y penalizado por el artículo 289 de la ley 599 del 2000 (código penal) al expresar que:

“Artículo 289. Falsedad en documento privado. El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años”

La falsedad ideológica en documento privado consiste en la falta de verdad de un documento, independientemente de su integridad o materialidad. Así, el documento que contiene información no veraz es ideológicamente falso, tal como lo describe la corte constitucional en su sentencia C-637 del 2009 al expresar que:

“La falsedad ideológica en documentos se presenta cuando en un escrito genuino se insertan declaraciones contrarias a la verdad, es decir, cuando en un siendo el documento verdadero en su forma y origen (autentico) contiene afirmaciones falsas sobre la existencia historia de un acto o un hecho o sus modalidades, bien porque se los hace aparecer como verdaderos no habiendo ocurrido o cuando habiendo acontecido de determinada manera, son presentados de una diferente”. Teniendo como pena, la establecida en el artículo 289 del Código penal

Por lo anterior, es de vital importancia, que los datos proporcionados por cada aspirante sean verificados por el entrevistador o el departamento de recursos humanos, ya que de no hacerlo, el empleador estaría incurriendo en una complicidad del delito enunciado

Una vez se ha llevado el proceso de selección del empleado (que es regulado por cada empleador) y se ha escogido la persona que ocupara la vacante ofertada, el departamento de recursos humanos procederá a adelantar las siguientes actuaciones el primer día que el nuevo empleado empieza a realizar las labores para las que ha sido contratado:

• Inscribirlo como dependiente de la empresa ante el sistema de seguridad
• social (salud, pensión, ARL, cada de compensación familiar, icbf y Sena)
• Elaborar el contrato de trabajo, según las condiciones de tiempo, modo y
• lugar para lo cual se haya abierto la bacante
• Entregarle una copia del contrato de trabajo al empleado
• Entregarle una copia del reglamento interno de trabajo
• Enviarlo a un centro especializado de medicina ocupacional, para que este diagnostique el estado de salud del empleado al momento de ingresar a la empresa

Una vez se ha llevado a cabo lo mencionado en líneas precedentes, el empleado puede iniciar sus labores sin ningún inconveniente. Mientras el empleado, se dedica a desarrollar la labor para la que fue contratado, el departamento de recursos humanos, se encargara de crear el archivo del empleado, el cual deberá contener los siguientes documentos, durante el tiempo de vinculación:

• Hoja de vida con anexos
• Contrato de trabajo (firmado por ambas partes)
• Constancia de afiliación al sistema de seguridad social, bajo la calidad de dependiente de la empresa
• Llamados de atención
• Permisos
• Diplomas
• Copia de la cedula
• Copia de la tarjeta profesional o documento equivalente
• Antecedentes judiciales (procuraduría, policía, contraloría)
• Examen médico de ingreso
• Vacaciones
• Aumentos salariales
• Ascensos
• Traslados
• Ausencias temporales
• Evaluación de desempeño
• Cuando el solicitante se ha vinculado por medio del contrato de prestación de servicios, la carpeta debe contener los siguientes documentos
• Hoja de vida con anexos
• Contrato de trabajo (firmado por ambas partes)
• Constancia de afiliación al sistema de seguridad social, bajo la calidad de independiente
• Rut

Una vez, el empleado o prestador de servicios ha cumplido el ciclo de trabajo, a la carpeta donde reposa su historial, se le deben anexar los siguientes documentos:

• Examen médico de egreso
• Pago de prestaciones sociales (con constancia de recibido por parte del empleado)
• Carta de renuncia, despido o de terminación de contrato
• Planilla de pago al sistema integrado de seguridad social con novedad de retiro (no aplica para prestadores de servicio)

Igualmente, finalizando la relación contractual, el departamento de recursos humanos, debe analizar las razones por las cuales esto se lleva a cabo, ya que dependiendo de estas será su proceder

Para claridad de lo anterior, debemos tener en cuenta que, las formas de terminación de la relación laboral se encuentran reguladas por el artículo 61 del

Código Sustantivo del trabajo, cuando expresa que:

“ARTICULO 61. TERMINACIÓN DEL CONTRATO.

1. El contrato de trabajo termina:

a). Por muerte del trabajador;

b). Por mutuo consentimiento;

c). Por expiración del plazo fijo pactado;

d). Por terminación de la obra o labor contratada;

e). Por liquidación o clausura definitiva de la empresa o establecimiento;

f). Por suspensión de actividades por parte del empleador durante más de ciento veinte (120) días;

g). Por sentencia ejecutoriada;

h). Por decisión unilateral en los casos de los artículos 7o., del Decreto-ley 2351 de 1965, y 6o. de esta ley; i). Por no regresar el trabajador a su empleo, al desaparecer las causas de la suspensión del contrato.

2. En los casos contemplados en los literales e) y f) de este artículo, el empleador deberá solicitar el correspondiente permiso al Ministerio del Trabajo y Seguridad Social e informar por escrito a sus trabajadores de este hecho. El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social resolverá lo relacionado con el permiso en un plazo de dos (2) meses. El cumplimiento injustificado de este término hará incurrir al funcionario responsable en causal de mala conducta sancionable con arreglo al régimen disciplinario vigente.”

Por tanto, a continuación se detallara el proceder, según la modalidad de terminación del contrato

• Por muerte del trabajador: Comunicar el hecho del fallecimiento a la entidad de seguridad social a la que se encontraba afiliado y a la caja de compensación familiar Cancelar los salarios adeudados y las prestaciones sociales causados a los herederos. En cuanto a los gastos de entierro y a la transmisión de derechos pensiónales le corresponde o está a cargo de la seguridad social, siempre y cuando el trabajador hubiere estado afiliado
• Por mutuo consentimiento: Cancelar los salarios adeudados y las prestaciones sociales causados
• Por expiración del plazo fijo pactado: Cancelar los salarios adeudados y las prestaciones sociales causados
• Por terminación de la obra o labor contratada: Cancelar los salarios adeudados y las prestaciones sociales causados
• Por liquidación o clausura definitiva de la empresa o establecimiento: Solicitar el correspondiente permiso al ministerio de protección social e informar por escrito a sus trabajadores de este hecho. El ministerio deberá resolver lo relacionado con el permiso en un plazo de dos (2) meses, después de obtenida la autorización, esta deberá pagar a los trabajadores afectados con la medida, la indemnización legal que le habría correspondido al trabajador si el despido se hubiese despedido sin justa causa legal
• Por suspensión de actividades por parte del empleador durante más de ciento veinte (120) días: Solicitar el correspondiente permiso al ministerio de protección social e informar por escrito a sus trabajadores de este hecho.  El ministerio deberá resolver lo relacionado con el permiso en un plazo de dos (2) meses, después de obtenida la autorización, esta deberá pagar a los trabajadores afectados con la medida, la indemnización legal que le habría correspondido al trabajador si el despido se hubiese despedido sin justa causa legal
• Por sentencia ejecutoriada: Pagar a favor del trabajador la suma que esta ordene
• Por no regresar el trabajador a su empleo, al desaparecer las causas de la suspensión del contrato: Cancelar los salarios adeudados y las prestaciones sociales causados

También, se debe analizar si la terminación del contrato se dio o no por justa causa, ya que en la primera solo se cancelara al empleado los salarios adeudados y las prestaciones sociales causadas, mientras que para el segundo, el empleador deberá pagar al empleado, aparte de los salarios adeudados y de las prestaciones sociales causadas la indemnización por despido injusto, en otras palabras, si el empleado renuncia o el motivo de despido es uno de los citados por el artículo 62 del código sustantivo del trabajo, no tiene derecho a ser indemnizado, si no se da por lo ya expuesto, debe indemnizarse

• Contrato de trabajo a término fijo: El salario correspondiente al tiempo que falte por terminar el tiempo pactado.
• Contrato de obra o labor: El salario correspondiente al tiempo que falte para terminar la obra, y tal resultado no puede ser inferior a 15 días de salario.
• Contrato a término indefinido con salario menor a 10 mínimos: 30 días de salario por el primer año trabajado más 20 días por cada año adicional al primero, o proporcional a la fracción de año.
• Contrato a término indefinido con salario igual o superior a 10 mínimos: 20 días de salario por el primer año trabajado más 15 días por cada año adicional al primero, o proporcional a la fracción de año.

Por otra parte, el derecho no solo incursiona en el área de recursos humanos para la selección y contratación de los empleados, sino también, en otra de las funciones que posee este departamento, como lo es de la empresa, para ello, debe trabajar de la mano con el departamento jurídico o abogado asesor de la empresa, con el fin de elaborar el Reglamento interno de trabajo, reglamento de seguridad industrial, establecer el procedimiento de seguimiento y conformación del comité paritario de salud ocupacional (Copaso)i, del comité de convivenciaiv, vigilar la cuota de aprendices del SENAv, todo esto con el fin de tener un buen ambiente al interior de la misma y que esta cumpla con la normatividad que le compete

Así las cosas, podemos resumir que el derecho incursiona en el área de recursos humanos, principalmente, desde el derecho penal, laboral y constitucional